Các nhà tổ chức tiệc cưới (hay wedding planner) đã trở thành danh từ phổ biến tại Việt Nam trong vài năm gần đây. Cũng vì các cô dâu chú rể ngày càng quan tâm đến dịch vụ này mà hàng loạt các công ty wedding planner đã ra đời. Ngoài các công ty tổ chức đám cưới uy tín, lâu năm, được nhiều cặp uyên ương tin cậy thì vẫn có những nhà cung cấp dịch vụ làm việc sơ sài, thiếu trách nhiệm.
Vì dịch vụ trọn gói cho tiệc cưới cũng lên tới 100 triệu đồng, trong đó chi phí cho ý tưởng của wedding planner ít nhất cũng tiêu tốn từ 20 triệu đồng trở lên, nên cô dâu chú rể cần có kinh nghiệm đàm phán, thống nhất cũng như bao quát được toàn bộ gói tiệc cưới mà nhà tổ chức đưa ra cho bạn.
Bạn Thanh Phương, đại diện của một nhà tổ chức tiệc cưới tại TP HCM chia sẻ một số lời khuyên làm việc với các wedding planner, hy vọng các cô dâu tương lai sẽ tìm kiếm được người lên kế hoạch, tổ chức tiệc cưới ưng ý nhất cho mình:
 |
|
Bạn sẽ phải chi một số tiền không nhỏ khi mời wedding planner tới tổ chức đám cưới cho mình. Ảnh: Red Velvet Events. |
1. Ghi thành văn bản toàn bộ các sản phẩm bạn muốn với giá cụ thể
- Trong tất cả sự kiện, nhà tổ chức đều phải đưa ra được chi phí cụ thể cho từng công việc, sản phẩm, kể cả những sản phẩm nhỏ nhất như bóng bay, nến, khung tranh, khung ảnh... Với một bản phân chia tài chính rành mạch, rõ ràng, bạn sẽ có thể kiểm soát được số tiền mà mình bỏ ra liệu có xứng đáng đúng với kết quả nhận được hay không.
- Trong điều khoản hợp đồng, bạn cũng cần có bảng chi phí cho việc lên ý tưởng. Bởi đây sẽ là danh mục mơ hồ, trừu tượng nhất nên càng cần phải có giá rõ ràng trước khi làm việc. Nhiều công ty sau khi tổ chức đám cưới không xứng đáng với số tiền cô dâu chú rể bỏ ra, sẽ không hoàn tiền cho khách hàng, mà lý do họ đưa ra là số tiền đó được tính vào tiền lên ý tưởng, như vậy bạn sẽ mất tiền một cách vô lý, không cần thiết.
2. Cẩn trọng trong việc thanh toán chi phí
Khi đã quyết định được wedding planner ưng ý, bạn sẽ phải làm hợp đồng, đặt cọc trước một khoản tiền để thực hiện đám cưới. Tuy nhiên, bạn chỉ nên đặt trước 50% chi phí trọn gói và không thanh toán 100% trước tiệc. Bởi nếu như sự kiện diễn ra không đúng theo những điều bạn yêu cầu hoặc các sản phẩm mà bạn mong muốn bị thiếu trước hụt sau, bạn vẫn còn giữ một số tiền nhất định để thỏa thuận lại với họ. Nếu công ty đó không đồng ý, bạn nên tìm một công ty khác tạo điều kiện cho khách hàng hơn.
3. Giữ tất cả các bản vẽ liên quan đến thiết kế, sắp xếp trong tiệc
- Khi wedding planner nhận tổ chức tiệc cưới cho bạn, họ sẽ đưa ra các mẫu trang trí, thiết kế trong tiệc như khu vực cổng hoa, bàn lễ tân, sân khấu, sắp xếp chỗ ngồi trong bàn tiệc... Khi đồng ý với những mẫu này, bạn cần yêu cầu nhà tổ chức in thành hai bản, một bản họ giữ, một bản do bạn giữ để sau này có sai sót không giống mẫu đã chọn, bạn sẽ bằng chứng để đưa ra.
- Tất cả các bản thiết kế được chọn phải có dấu, chữ ký của cả hai bên và cam kết đảm bảo thực hiện giống hệt, không được thay đổi nếu không có sự đồng ý của bạn. Trong điều khoản cam kết, bạn cũng nên thống nhất, nếu không thực hiện đúng từ 90% trở lên, bạn sẽ không thanh toán nốt số tiền còn lại của gói tiệc cưới.
 |
|
Tất cả những hạng mục trong tiệc cưới phải được chụp lại chi tiết. Ảnh: Anna Wedding. |
4. Có người thân thiết trong gia đình nghiệm thu sản phẩm trước giờ tiệc
- Vào ngày đám cưới, cô dâu chú rể cùng bố mẹ hai bên sẽ là người bận rộn nhất, không thể quán xuyến hết được công việc trang trí. Bạn nên nhờ một, hai người bạn, người thân trong gia đình nghiệm thu lại toàn bộ phần trang trí của wedding planner. Những người nghiệm thu nên là người đi cùng bạn khi làm việc với nhà tổ chức tiệc, đồng thời hiểu rõ được các phần công việc cần hoàn thành trong đám cưới.
- Những người này sẽ có trách nhiệm chụp ảnh lại toàn bộ các hạng mục trong tiệc. Họ có thể dựa trên những bản thiết kế mà bạn và wedding planner đã thống nhất để chụp ảnh lại đúng các chi tiết đó. Như vậy, trong trường hợp xảy ra sai sót không mong muốn, bạn sẽ có hình ảnh làm bằng chứng để làm việc với nhà tổ chức.
Trên đây là những lời khuyên hữu ích trong trường hợp wedding planner làm việc cẩu thả, khiến tiệc cưới của bạn không được như ý. Dù ngay từ đầu bạn có hài lòng với nhà tổ chức tiệc cưới thế nào, bạn cũng nên thực hiện các công đoạn này một cách chi tiết, tỉ mỉ nhất, nếu không có vấn đề xảy ra, những bản thiết kế hay hình ảnh trong tiệc cũng sẽ là kỷ niệm đáng nhớ với bạn.
